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Pour l'un de nos clients basé à Genève, nous proposons un poste de:
Coordinateur(trice) Administratif(ve)
Une mission temporaire de 2 mois avec forte probabilité d'internalisation:
Taux d'activité à 60%
Description du poste
Gestion administrative :
- Superviser les tâches administratives et les services généraux en collaboration avec les différentes entités partenaires.
- Développer et actualiser les procédures internes afin d'assurer une organisation optimale (gestion des réservations et utilisation des espaces, protocoles liés aux aspects administratifs, financiers, logistiques et informatiques).
- Entretenir des relations efficaces et harmonieuses avec les services administratifs, financiers, informatiques et immobiliers des institutions partenaires.
- Veiller à l'application et au respect des processus internes en matière de ressources humaines, finance, logistique et IT.
- Assurer la bonne gestion des infrastructures et des équipements en coordination avec les services de maintenance et de gestion des installations.
- Favoriser une collaboration fluide avec les autres organisations présentes sur le site.
Gestion financière :
- Garantir une gestion rigoureuse des finances pour l'ensemble des programmes, en coordination avec les responsables des unités et la direction.
- Suivre l'élaboration et l'exécution du budget annuel, assurer l'analyse financière et réaliser les ajustements nécessaires en cours d'année.
- Superviser la gestion des contrats et des financements, en assurant le respect des engagements avec les partenaires et le suivi des audits.
- Contrôler la comptabilité, les paiements, la gestion des salaires ainsi que le suivi des frais de scolarité et des remboursements.
- Élaborer les budgets pour les nouveaux projets et veiller à la conformité des rapports financiers transmis aux bailleurs de fonds.
Gestion des ressources humaines :
- Assurer le suivi administratif du personnel en lien avec la direction et les services RH.
- Gérer les processus de recrutement, valider les aspects budgétaires et garantir la conformité des contrats.
- Organiser l'accueil et l'intégration des nouveaux collaborateurs, y compris la mise en place des outils et accès nécessaires.
- Maintenir à jour les systèmes de gestion RH et les organigrammes.
- Coordonner la communication interne relative aux mouvements du personnel.
- Veiller à l'archivage et à la bonne gestion des documents RH.
Profil attendu
- Formation commerciale ou équivalente.
- Titulaire d'un CFC d'employé·e de commerce ou d'un diplôme jugé similaire.
- Expérience confirmée: Entre 4 et 6 ans d'expérience dans la gestion de projets, l'administration et les relations institutionnelles.
- Excellente maîtrise linguistique: Niveau C1 minimum en français et en anglais, à l'écrit comme à l'oral.
- Compétences techniques: Maîtrise avancée d'Excel et des outils Microsoft Office.
- Aptitudes professionnelles: Fortes capacités de communication, autonomie, esprit d'équipe, rigueur et approche axée sur la recherche de solutions.
- Expérience sectorielle: Une expérience dans le domaine académique, la coopération internationale ou les ONG constitue un atout.
- Organisation d'événements et communication: Compétences en gestion d'événements et en utilisation d'outils comme MailChimp ou les réseaux sociaux.
- Aisance avec les chiffres: Capacité à suivre des indicateurs de performance et à gérer des budgets.
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