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Für unseren Kunden, eine Privatbank im Herzen von Zürich, suchen wir eine/n erfahrene/n Administration Officer zur Verstärkung des dynamischen Teams. Die ideale Kandidatin oder der ideale Kandidat verfügt über fundierte Kenntnisse im administrativen und operativen Office-Management und ist flexibel mit einem Pensum von 40 % einsetzbar.
Administration Officer-Private Banking w/m/d about 40% (flexibel)
Stellenbeschreibung
Ihre Hauptaufgaben:
- Entgegennahme und Weiterleitung eingehender Anrufe
- Vorbereitung und Pflege von Besprechungsräumen, einschließlich der Begrüßung von Besuchern
- Koordination von Catering für interne und externe Meetings
- Planung und Organisation von Veranstaltungen (z. B. Townhalls) und internationalen Meetings
- Erstellung von Spesenabrechnungen für das Senior Management
- Verteilung und Sammlung von Unterlagen für Sitzungen des Verwaltungsrats und Audits
- Organisation von Geschäftsreisen für Mitarbeitende
- Unterstützung von Marketingaktivitäten (z. B. Veranstaltungen, Gutscheine, Geschenke und Karten)
- Bearbeitung von interner und externer Post sowie Kurierdiensten
- Ausführung allgemeiner administrativer Aufgaben (z. B. monatliche Kundenmailings, Verwaltung von Schlüsseln und Ausweisen, Scannen von Dokumenten)
- Überwachung der Wartung von Bürogeräten und schnelle Behebung technischer Probleme
Erwartetes Profil
- Kaufmännische Ausbildung oder gleichwertige Qualifikation.
Kenntnisse und Fähigkeiten:
- Exceptional organizational skills with a proactive mindset and the ability to effectively prioritize tasks.
- Professional, friendly, and trustworthy demeanor.
- Flexible and proactive approach to responsibilities.
- Strong ability to perform under pressure while maintaining composure and adapting to shifting priorities.
- Excellent communication skills across phone, email, and in-person interactions.
- Discreet and polished appearance with a strong commitment to maintaining confidentiality.
- High level of service orientation and customer focus.
Wir suchen eine engagierte und organisierte Persönlichkeit, die in einem dynamischen Umfeld aufblüht. Wenn Sie detailorientiert, proaktiv sind und gerne mit Menschen arbeiten, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung! Die zuständige Ansprechpartnerin, Laura Biermann, freut sich darauf, Ihre Bewerbungsunterlagen (Lebenslauf mit Foto und ein kurzes Motivationsschreiben) per E-Mail zu erhalten.
Haben Sie eine Frage zu dieser Stelle? Nehmen Sie Kontakt mit uns auf!
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